کاربردهای گوناگون امضای دیجیتال در دفاتر اسناد رسمی
نقش دفاتر اسناد رسمی در ثبتنام و صدور گواهی امضای دیجیتال بسیار پر رنگ است. این دفاتر علاوه بر اینکه خدمات امضای دیجیتال و گواهی الکترونیکی را ارائه میدهند، برای انجام امور ثبتی و امضای اسناد رسمی نیز از توکنهای امضای دیجیتال بهره میبرند. این ابزارهای فیزیکی که به یو اس بی توکن نیز معروف هستند، به امنیت و صحت امضاهای دیجیتالی کمک میکنند.
سردفتران اسناد رسمی تنظیم و صدور کلیه اسناد رسمی و امور تبعی آن (از قبیل فک رهن، فسخ سند، صدور اجرائیه، عزل وکیل، استعفای وکیل و غیره) را از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی) انجام میدهند.
مراحل دریافت گواهی الکترونیک و توکن امضای دیجیتال در مقالات پایگاه دانش وبسایت شرکت رهآورد سامانههای امن توضیح داده شده است. با ما تا انتهای مقاله همراه باشید تا جزئیات استفاده از گواهی الکترونیکی، توکن امضای دیجیتال و نحوه احراز هویت در دفاتر اسناد رسمی آشنا شوید.
آتنا جانجانی، شرکت رهسا
4 دقیقه مطالعه | 23 آبان 1403
فهرست مطالب
امضای دیجیتال چیست و چگونه در دفاتر اسناد رسمی استفاده میشود؟
امضای دیجیتال یک فناوری پیشرفته است که برای تضمین امنیت و صحت اسناد الکترونیکی به کار میرود. این نوع امضاء با استفاده از الگوریتمهای رمزنگاری، هویت فرد را به صورت الکترونیکی تایید کرده و امکان جعل یا تغییر اطلاعات را به حداقل میرساند. در دفاتر اسناد رسمی، امضای دیجیتال نقش مهمی در تایید هویت الکترونیکی افراد ایفا میکند.
دفترخانههای الکترونیک با بهرهگیری از فناوری امضا، فرآیندهای اداری را سریعتر و امنتر کردهاند. توکن امضای دیجیتال یکی از ابزارهای کلیدی در این زمینه است که به کاربران اجازه میدهد تا با اطمینان بیشتری اسناد خود را امضاء کنند.
لازم به ذکر است که گواهی امضای الکترونیکی توسط مراکز صدور گواهی الکترونیکی میانی صادر شده و اعتبار و قانونی بودن این امضاها را تضمین میکند. ثبتنام گواهی امضای الکترونیکی، احراز هویت و بارگذاری توکن امضای دیجیتال در دفاتر اسناد رسمی منتخب انجام میشود.
ثبت نام و صدور امضای دیجیتال برای متقاضیان در دفاتر اسناد رسمی
متقاضیان گواهی امضای الکترونیکی، لازم است پس از ثبتنام اولیه به صورت غیرحضوری در سامانه مراکز میانی صدور گواهی الکترونیک (یکی از این مراکز، مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی عام یا جیکا است) و پرداخت تعرفه صدور گواهی الکترونیکی (با توجه به نوع گواهی و زمان اعتبار آن)، کد رهگیری را از سامانه دریافت کنند. متقاضیان میتوانند یکی از گواهیهای زیر را بر حسب نوع نیاز خودشان انتخاب کنند:
شخص حقیقی مستقل:
این گواهی بيشتر برای بانکها، سامانه تداركات دولت (ستاد ایران)، انجام مناقصه، مزايده، خريد و بسیاری موارد دیگر مورد استفاده قرار میگیرد. چنانچه شخص حقیقی مستقل قصد دارد که از این گواهی در سامانه جامع تجارت در امورد صادرات و واردات و ثبت سفارش استفاده نماید، لازم است این گواهی به نام مدیرعامل درخواست شود
شخص حقیقی وابسته به دولت/غیردولت:
این گواهی منحصر به اشخاص نبوده بلکه علاوه بر شخص برای شرکت (شخص حقوقی) نیز میشود. این نوع گواهی برای سامانه تدارکات دولت (ستاد ایران) و انجام اموری از قبیل مناقصه، مزایده و خرید کاربرد دارد. چنانچه شرکت دارای دو یا بیشتر افراد صاحب امضاء باشد، لازم است برای هر یک از این افراد به صورت جداگانه گواهی الکترونیکی ثبتنام شده و کد رهگیری اخذ شود
مهر سازمانی وابسته به دولت/غیردولت:
این نوع گواهی مختص اشحاص حقوقی است و لازم است حتما به نام مدیرعامل شرکت صادر شود. بدین ترتیب هر فرد میتواند علاوه بر گواهی شخص حقیقی وابسته به دولت/غیردولت، یک گواهی مهر سازمانی نیز داشته باشد. لازم به ذکر است که برای اشخاص حقوقی که دارای دو صاحب امضاء میباشند، فقط کافی است که کد رهگیری برای شخص مدیرعامل شرکت دریافت شود
پس از دریافت کد رهگیری، مرحله بعد به صورت حضوری انجام شده و لازم است متقاضیان با در دست داشتن اصل مدارک هویتی، کد رهگیری و توکن امضای دیجیتال epass3003 به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند. لیست این دفاتر را میتوانید با کلیک بر روی این لینک مشاهده کنید.
مدارک لازم جهت ارائه به دفاتر اسناد رسمی جهت صدور گواهی امضای الکترونیکی
بر حسب نوع گواهی مورد درخواست، متقاضیان صدور گواهی امضای الکترونیک لازم است با اصل مدارک زیر به دفاتر اسناد رسمی جهت احراز هویت و ثبت گواهی در توکن امضای دیجیتال epass3003 مراجعه کنند:
- شخص حقیقی مستقل: اصل شناسنامه و کارت ملی
- شخص حقیقی وابسته به دولت/غیردولت: اصل شناسنامه و کارت ملی صاحب یا صاحبان امضاء به همراه مدارک ثبتی شرکت شامل آگهی تأسیس، روزنامه رسمی (با درج سمت اشخاص در آن)، آخرین تغییرات و مهر شرکت. در صورتی که وجود وکیل، لازم است اصل وکالتنامه به همراه کپی کارت ملی موکل به دفترخانه اسناد رسمی ارائه شود
- مهر سازمانی وابسته به دولت/غیردولت: اصل شناسنامه و کارت ملی صاحبان امضاء به همراه آگهی تأسیس شرکت، روزنامه رسمی که در آن سمت اشخاص مشخص شده باشد، آخرین تغییرات و مهر شرکت. در صورتی که ثبت و صدور گواهی با استفاده از وکالتنامه انجام میشود، لازم است اصل وکالتنامه به همراه کپی کارت ملی موکل به دفترخانه اسناد رسمی ارائه شود
کاربردها و مزایای استفاده از توکن در امضای الکترونیکی اسناد رسمی
استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 در دفاتر اسناد رسمی به عنوان یک روش کارآمد و امن برای تأیید هویت و امضای اسناد الکترونیکی، نقش کلیدی در فرآیندهای ثبت قانونی ایفا میکند. در ادامه، کاربردهای مختلف این توکنها در زمینههای ذکر شده را بررسی میکنیم:
ثبت ازدواج:
با استفاده از امضای دیجیتال، دفاتر اسناد رسمی میتوانند قراردادهای ازدواج را بهصورت الکترونیکی امضا کنند. این امر موجب تسهیل فرآیند، کاهش زمان انجام امور و امکان بایگانی الکترونیکی برای دسترسی سریع به اسناد میشود. در ضمن دفاتر اسناد رسمی با استفاده از این توکنها، میتوانند هویت زوجین را به صورت الکترونیکی تأیید کنند و از صحت و اعتبار هویت افراد دخیل در ازدواج مطمئن شوند
ثبت طلاق:
استفاده از توکنهای امضای دیجیتال برای امضای اسناد طلاق نیز بهطور گسترده کاربرد دارد. این ابزارها زمان و هزینه مرتبط با تنظیم و امضای قراردادهای طلاق را به طور قابلتوجهی کاهش میدهند و امکان بایگانی الکترونیکی سوابق طلاق را فراهم میکنند
تنظیم وکالتنامهها:
یکی دیگر از کاربردهای اصلی این توکنها، امضای دیجیتال وکالتنامهها است. دفاتر اسناد رسمی میتوانند با استفاده از این توکنها، امضای الکترونیکی را بر روی وکالتنامهها اعمال کنند. این امر باعث افزایش سرعت در انجام این قبیل کارها و کاهش نیاز به مستندات فیزیکی میشود. از طرفی استفاده از امضای دیجیتال امنیت بیشتری در مقابل جعل اسناد فراهم میکند
تنظیم سایر اسناد رسمی:
همانطور که اشاره شد، توکن امضای دیجیتال برای امضای الکترونیکی اسناد رسمی مانند قراردادهای خرید و فروش اموال غیرمنقول (ملک و آپارتمان) و منقول (تنظیم سند وسایل نقلیه)، اجارهنامهها و دیگر قراردادها نیز قابل استفاده است. این تکنولوژی موجب کاهش استفاده از کاغذ و تسریع در فرآیند امضای اسناد میشود. امضای دیجیتال این امکان را فراهم میکنند که تمامی تغییرات مربوط به اسناد به طور دقیق و با تاریخچه قابل پیگیری، ثبت شوند. این ویژگی، به دفاتر اسناد رسمی اجازه میدهد تا تمامی اقدامات و تغییرات را به راحتی نظارت و مدیریت کنند
مراحل ثبت اسناد در سامانه ثبت آنی چیست؟
سامانه ثبت آنی یک سیستم ثبت الکترونیک اسناد است که برای دفاتر اسناد رسمی طراحی شده و به دفترخانهها امکان ثبت اسناد و انجام امور مربوطه را میدهد. در سامانه مذکور، روندهای زیر برای استفاده از سامانه ثبت الکترونیک اسناد صورت میگیرد:
- ثبت و تأیید اطلاعات: دفاتر باید اطلاعات مربوط به اسناد، هویت افراد و اطلاعات مکان و زمان تنظیم سند را به دقت وارد سامانه کنند. اطلاعات وارد شده باید با الزامات و قوانین موجود سازگار باشد. پس از ثبت اولیه، صحت و دقت اطلاعات وارد شده بررسی و تأیید میشود. سپس برای هر سند یک شناسه یکتای الکترونیکی اختصاص داده میشود. این شناسه یکتا به عنوان یک شماره شناسایی منحصر به فرد عمل میکند که به کمک آن میتوان به راحتی سند را در سیستم ردیابی و به اطلاعات آن دسترسی پیدا کرد
- ایجاد سند الکترونیکی و امضای دیجیتال آن: پس از تأیید اطلاعات، سند به صورت الکترونیکی تهیه و آماده ثبت نهایی میشود. اسناد تهیه شده باید به صورت دیجیتال امضاء شوند تا اعتبار قانونی یابند
اسناد نهایی به طور ایمن در سامانه ذخیره و آرشیو میشوند تا در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند. وجود شناسه یکتای الکترونیکی به شفافیت و دقت بیشتر در مدیریت و آرشیو اسناد کمک کرده و امکان جعل یا تغییر غیرمجاز اطلاعات را به حداقل میرساند.
دفاتر اسناد رسمی، برای نصب و اجرای سامانه ثبت الکترونیک اسناد بر روی کامپیوتر، به تعدادی نرمافزار و سختافزار نیاز دارند که در ادامه معرفی میشوند.
پیشنیازهای ثبت الکترونیکی اسناد و صدور امضای دیجیتال در دفاتر اسناد رسمی
برای اجرای امضای دیجیتال، باید نرمافزارهای مرتبط با کاربری و صدور گواهی الکترونیکی بر روی سیستم دفتر خانه نصب شده باشد. اگر دفترخانه از اسمارت کارت استفاده میکند، نرمافزار آن باید نصب شود و اگر از توکن سختافزاری استفاده میشود، نصب آن راحتتر است، ولی باز هم لازم است برنامه مدیریت توکن امضای دیجیتال epass3003 بر روی سیستم دفترخانه نصب و راهاندازی شده باشد.
برنامههای کاربردی پیشنیاز امضای الکترونیکی در قالب پکیج SSAAInstaller است. از آنجا که این دفاتر با سامانههای دیگری از جمله ثبت من نیز در ارتباط هستند، لذا وجود برنامههایی از جمله دستینه، جاوا، سیلورلایت، netframework. و انواع مرورگرهای اینترنت نیز موضوعیت پیدا میکند. تنظیمات مرورگرها و افزودن سایتهای ثبت اسناد و املاک به trusted sites آنها نیز اهمیت ویژهای دارد.
از دیگر الزامات نرمافزاری، نصب برنامه مدیریت توکن epass3003 تحت عنوانepass3003 Token Manager است.
علاوه بر موارد فوق لازم است نرمافزارها و سختافزارهای کار با دستگاههای ثبت اثر انگشت (اسکنر) و سیستم پرداخت با دستگاه پوز (POS) و ارتباط آنها با سامانه ثبت آنی نصب و تنظیم شوند.
نتیجه گیری
دفاتر اسناد رسمی نقش اساسی در صدور گواهی امضای الکترونیک و ثبتنام امضای دیجیتال متقاضیان دارند. این دفاتر با احراز هویت صاحب امضاء، ثبت گواهی الکترونیکی در توکن امضای دیجیتال را انجام میدهند. مراحل ثبتنام غیرحضوری و صدور گواهی امضای دیجیتال در مقاله “راهنمای ثبتنام و دریافت گواهی الکترونیکی” توضیح داده شده است.
استفاده از توکنهای امضای دیجیتال در دفاتر اسناد رسمی مزایای بسیاری دارد؛ از جمله افزایش امنیت، سرعت در انجام امور، کاهش خطر جعل اسنادو امکان بایگانی و دسترسی الکترونیکی به اسناد. این تکنولوژی مدرن، باعث بهبود کارایی در تمامی مراحل تنظیم و ثبت اسناد قانونی شده و فرآیندهای سنتی را به سمت یک سیستم دیجیتال کارآمد سوق داده است.
برخی از مزایای استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 در سامانه ثبت آنی عبارتاند از:
- امنیت بالا: با فراهم آوردن یک سطح امنیتی پیشرفته، خطر جعل امضا و دستکاری دادهها کاهش مییابد
- سهولت در استفاده: طراحی کاربرپسند آن استفاده از امضای دیجیتال را برای کاربران آسان میکند
- پشتیبانی از استانداردهای بینالمللی: این ویژگی باعث کاربرد گستردهتر در صنایع و کشورهای مختلف میشود
- قابلیت حمل: به دلیل قابلیت حمل و اتصال به رایانهها، افراد میتوانند این توکن را به راحتی جابجا کنند و از امنیت آن در هر مکانی بهرهمند شوند
استفاده از توکن امضای دیجیتال در زمینههای حقوقی و رسمی، به دفاتر اسناد رسمی اجازه میدهد تا به روشهای مطمئنتر و کارآمدتر در تأیید و ثبت اسناد روی بیاورند.
