راهنمای گام به گام ثبت شرکت سهامی خاص
ثبت شرکت سهامی خاص، گام اول برای تحقق یک رویای بزرگ کارآفرینی است. اما این مسیر، پیچیدگیهای حقوقی و اجرایی خاص خود را دارد؛ از انتخاب نام صحیح گرفته تا مرحله نهایی و حساس امضای اسناد. بسیاری از کارآفرینان در این مراحل دچار اشتباهاتی میشوند که فرآیند را طولانی و پرهزینه میکند.
ما در شرکت رهسا، این راهنمای جامع و تصویری را آماده کردهایم تا شما بتوانید به تنهایی و با اطمینان کامل، شرکت خود را ثبت کنید. در این مقاله، نه تنها تمام مراحل را گامبهگام به شما نشان میدهیم، بلکه توضیح میدهیم که چگونه با ابزارهای نوین مانند توکن امضای دیجیتال، میتوانید این فرآیند را امن، سریع و کاملاً قانونی به سرانجام برسانید
فاطمه احمدی، شرکت رهسا
4 دقیقه مطالعه | 4 فروردین 1404
فهرست مطالب
تفاوت شرکت سهامی خاص با شرکت مسئولیت محدود
پیش از شروع فرآیند ثبت، بهتر است بدانیم که شرکت سهامی خاص چه تفاوتهایی با شرکت مسئولیت محدود دارد:
1. تعداد اعضاء:
- در شرکت مسئولیت محدود حداقل 2 نفر عضو لازم است.
- اما در شرکت سهامی خاص به حداقل 3 نفر عضو نیاز داریم.
2. بازرسان شرکت:
- در شرکت مسئولیت محدود نیازی به انتخاب بازرس نیست.
- در شرکت سهامی خاص وجود دو بازرس (بازرس اصلی و علیالبدل) الزامی است.
3. مدت اعتبار سمتها:
- در شرکت سهامی خاص، سمت اعضای هیئتمدیره و بازرسها 1 یا 2 ساله است و پس از این مدت باید تمدید شود.
- با آگاهی از این تفاوتها، میتوانیم مراحل ثبت شرکت سهامی خاص را آغاز کنیم.
مراحل ثبت شرکت سهامی خاص
در این بخش گام به گام مراحل ثبت شرکت سهامی خاص را توضح میدهیم:
1. ورود به سامانه ثبت شرکتها
ابتدا به وبسایت سامانه ثبت شرکتها irsherkat.ssaa.ir وارد شوید و از بخش “تأسیس شخصیت حقوقی”، گزینه “شرکت سهامی خاص” را انتخاب کنید. این صفحه محل شروع تمام فرآیندهای ثبت است.
2. فرم اطلاعات متقاضی
در این بخش باید اطلاعات متقاضی ثبت شرکت یا همان شخص درخواستکننده وارد شود. اگر فرد تقاضاکننده یکی از اعضای شرکت است، اطلاعات او را در قسمت مشخصات وارد کنید.
اگر کار به نمایندگی از دیگران انجام میشود، اطلاعات یکی از مدیران شرکت نوشته خواهد شد.
3. انتخاب نام شرکت
انتخاب نام شرکت از حساسترین بخشهای فرآیند است.
برای تعیین نام مناسب باید به این نکات توجه کنید:
- نام شرکت باید از سه بخش تشکیل شود: دو اسم عام و یک اسم خاص، بهعنوان مثال: “گسترش تجارت ایران”.
- نام پیشنهادی نباید تکراری باشد. برای بررسی نامها، از موتور جستجوی گوگل یا منابع ثبت نام استفاده کنید.
پس از وارد کردن پنج نام پیشنهادی در سامانه، منتظر تأیید بمانید.
4. تعیین موضوع فعالیت
در بخش موضوع فعالیت، گروه فعالیت خود را انتخاب کنید. بهتر است متنی جامع و دقیق که شامل فعالیتهای کلی شرکت شما باشد، وارد کنید. برای این منظور میتوانید از نمونه متنهای موجود نیز استفاده کنید.
5. سرمایه اولیه شرکت سهامی خاص
حداقل سرمایه لازم برای ثبت شرکت سهامی خاص 1 میلیون ریال (معادل 100 هزار تومان) است. شما میتوانید این مبلغ را بسته به نیاز خود افزایش دهید. سرمایه شرکت بهصورت سهام تقسیم میشود، برای مثال:
- نوع سهام: با نام عادی.
- تعداد سهام: 100 سهم.
- ارزش اسمی هر سهم: 1000 ریال.
سهام باید میان اعضای شرکت بهنسبت تقسیم شود.
6. تعیین اعضای شرکت
در شرکت سهامی خاص حداقل 3 نفر بهعنوان اعضای اصلی معرفی میشود:
- مدیرعامل
- رئیس هیئتمدیره
- نایبرئیس هیئتمدیره
علاوه بر این، باید دو بازرس (اصلی و علیالبدل) نیز معرفی شوند. اطلاعات کامل اعضا و بازرسین شامل مشخصات شناسنامهای، کد پستی، سمت و مدت تصدی در این بخش وارد میشود. برای تقسیم مسئولیتها و حقوق هر یک از اعضاء به صورت زیر اقدام میکنیم.
ابتدا روز جلسه مجمع عمومی و تاریخ جلسه هیئت مدیره را بعنوان مثال در یک روز تعیین کرده ولی ساعت تشکیل جلسات را متفاوت تعیین میکنیم.
از آنجا که سه نفر را بعنوان اعضای اصلی شرکت سهامی خاص معرفی کردیم، لازم است اطلاعات این افراد را وارد کنیم. بعنوان مثال میتوانیم برای شخص مدیرعامل یک سمت دیگر مثلا عضو هیئت مدیره نیز به او اختصاص دهیم. بدین ترتیب یکبار اطلاعات فرد مدیر عامل را با سمت مدیرعامل تکمیل کرده و مجددا تمامی اطلاعات را تکمیل کرده و سمت وی را عضو هیئت مدیره تعیین میکنیم.
بدین ترتیب سه نفر اعضای اصلی شرکت را به صورت زیر تقسیم کردهایم:
- مدیرعامل و عضو هیئت مدیره
- رئیس هیئت مدیره
- نایب رئیس هیئت مدیره
حق امضای اعضای شرکت و مدت زمان تصدی آنها را تخصیص میدهیم. برای همه اعضای شرکت میتوان دو سال و برای بازرسان یکسال زمان تصدی تعیین کرد. بعنوان مثال تاریخ شروع را روز جاری و تاریخ پایان را مثلا دو سال بعد تعیین کرد.
در این مرحله امکان تخصیص سهام (به صورت دارد یا ندارد) وجود دارد. در صورتی که برای شخص مورد نظر، سهام درنظر گرفته شود، سربرگ سهام ظاهر شده و امکان تعیین میزان سهام بوجود میآید.
7. تعیین صاحبان حق امضاء (شرح دارندگان حق امضاء)
پس از وارد کردن اطلاعات اعضا، باید مشخص کنید چه کسی حق امضای اسناد و قراردادها را دارد. معمولاً مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره حق امضا خواهند داشت. متن پیش فرض شرح دارندگان حق امضاء در صفحه وجود دارد. میتوانید متن را کپی کرده و پس از ویرایش (تخصیص حق امضای مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره) مجددا قرار دهیم. نهایتا دکمه گام بعدی را بزنید.
نکته امنیتی بسیار مهم از رهسا:
امضاهایی که در این بخش تعریف میکنید، تعهدات مالی و حقوقی برای شرکت ایجاد میکنند (چکها، قراردادها و…). بنابراین، تضمین امنیت و عدم جعل این امضاها حیاتی است. استفاده از امضای دیجیتال به جای امضای دستی روی کاغذ، بالاترین سطح امنیت را فراهم میکند و از هرگونه سوءاستفاده در آینده جلوگیری مینماید. در مراحل پایانی، اهمیت این موضوع را بیشتر توضیح خواهیم داد
8. انتخاب روزنامه رسمی
پس از تکمیل موارد فوق، باید روزنامه رسمی برای انتشار آگهیهای شرکت انتخاب شود. از لیست باز شده یکی از روزنامهها را جهت درج آگهی تاسیس شرکت انتخاب کرده و دکمه ثبت را بزنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، توجه شما را به مطالعه مقاله آگهی تاسیس شرکت در روزنامه رسمی جلب میکنیم.
9. تنظیم اساسنامه شرکت سهامی خاص
سامانه ثبت شرکتها یک اساسنامه پیشنهادی ارائه میدهد که شامل موارد استاندارد برای ثبت شرکت است. در این اساسنامه بخشهایی با نقطهچین وجود دارد که باید تکمیل شوند (ویرایش را بزنید و آن خط را تکمیل کنید):
- نام شخصیت حقوقی (شرکت)
- موضوع فعالیت
- آدرس محل اقامت شرکت (کامل بر اساس کد پستی)
بر روی هر خط از اساسنامه کلیک کرده و در قسمت بالای صفحه امکان ویرایش آن (پر کردن جاهای نقطه چین) امکانپذیر میشود.
گام بعد را میزنیم، تمام اطلاعات لازم را کامل کنید و ثبت را انجام دهید. بدین ترتیب متن صورتجلسه تکمیل شده به شما نمایش داده میشود.
در ادامه، گام به گام صفحات را جلو میرویم تا به مرحله ارسال جهت بررسی نامهای پیشنهادی و محتوای الکترونیکی بزسیم. بر روی دکمه “بررسی نامهای پیشنهادی و محتوای الکترونیکی” کلیک کنید تا مدارک شما جهت بررسی به کارشناس اداره ثبت شرکتها به صورت الکترونیکی ارسال شود.
10. امضای دیجیتال و ارسال نهایی مدارک
پس از تکمیل بررسی کارشناس سامانه و تایید شدن نام شرکت، مدارک زیر را پرینت بگیرید و امضا کنید:
- فرم اظهارنامه.
- صورتجلسه هیئتمدیره.
- اساسنامه امضاء توسط بازرسینن
- برگه تایید نام شرکت
- صورتجلسه مجمع عمومی مؤسسین. امضای بازرسین
این مدارک همراه با اصل اساسنامه که تمامی اعضا امضا کردند و توسط بازرسین تأیید میشود را به اداره ثبت شرکتها ارسال کنید.
مدارک موردنیاز برای ثبت شرکت سهامی خاص
- کپی کارت ملی و شناسنامه تمامی اعضا و بازرسین.
- گواهی عدم سوءپیشینه قضایی اعضا و بازرسین.
- فرم اظهارنامه تکمیل و امضاشده.
- دو نسخه اساسنامه و صورتجلسه هیئتمدیره.
- رسید پرداخت هزینه ثبت.
نکات مهم:
- آدرس واردشده برای شرکت نباید با آدرس محل سکونت اعضا یکسان باشد.
- مدت تصدی سمت اعضای هیئتمدیره معمولاً دو سال و برای بازرسها یک سال است.
- حداقل سرمایه و سهامبندی باید کاملاً مشخص شود.
- در صورت نقص مدارک، فرآیند ثبت طولانیتر خواهد شد.
تغییرات ثبت شرکت سهامی خاص 1404
پس از تایید نهایی اطلاعات، سیستم به شما دو فایل PDF ارائه میدهد: صورتجلسه تأسیس و اساسنامه. در این مرحله حیاتی، شما باید این اسناد را امضا کرده و برای اداره ثبت شرکتها ارسال نمایید.
در گذشته، این فرآیند به صورت سنتی و با امضای دستی روی کاغذ انجام میشد که با چالشهایی همراه بود:
- ریسک امنیتی: امضاهای دستی به راحتی قابل جعل هستند و میتوانند اعتبار حقوقی اسناد شما را در آینده به خطر بیندازند.
- نیاز به حضور فیزیکی: تمام اعضای هیئت مدیره و بازرسین باید به صورت حضوری دور هم جمع میشدند تا برگهها را امضا کنند، که این امر اغلب زمانبر و هماهنگی آن دشوار بود.
- اتلاف وقت و هزینه: فرآیند پرینت، امضا، و ارسال فیزیکی مدارک، کند و پرهزینه است.
راه حل مدرن و امن: امضای دیجیتال با توکن رهسا
امروزه، امنترین و معتبرترین روش برای امضای اسناد حقوقی، استفاده از امضای دیجیتال است. این امضا از نظر قانونی کاملاً معادل امضای دستی است (مطابق ماده ۷ قانون تجارت الکترونیک) اما با امنیت و سرعت بسیار بالاتر.
چرا باید از امضای دیجیتال رهسا استفاده کنید؟
- اعتبار حقوقی غیرقابل انکار: امضای دیجیتال با استفاده از توکنهای سختافزاری رهسا، هویت شما را به صورت رمزنگاری شده تأیید میکند و هرگونه امکان جعل یا دستکاری سند پس از امضا را از بین میبرد.
- امنیت مطلق برای آینده شرکت: از همان روز اول، اساس و بنیان شرکت خود را بر پایهی امنیت بنا کنید. تمامی قراردادها، صورتجلسات و تعهدات مالی آینده شرکت شما با این امضا تضمین خواهند شد.
- صرفهجویی در زمان و هزینه: دیگر نیازی به جمع شدن اعضا در یک مکان نیست. هر فرد میتواند با استفاده از توکن امضای دیجیتال رهسا، اسناد را از هر جای ایران یا جهان به صورت آنلاین و در چند دقیقه امضا کند.
چگونه این کار را انجام دهیم؟
پس از تهیه توکن امضای دیجیتال، شما و سایر اعضا میتوانید فایلهای PDF را به صورت دیجیتالی امضا کنید. سپس نسخه امضا شده را از طریق سامانه ثبت شرکتها بارگذاری کرده و نسخه فیزیکی آن را (پس از پرینت) به اداره ثبت ارسال نمایید.
اولین قدم برای ساخت یک کسبوکار مدرن و امن، استفاده از ابزارهای امن است. همین امروز برای آینده حقوقی شرکت خود سرمایهگذاری کنید.
تأیید نهایی و آگهی ثبت
پس از ارسال مدارک، حدود 7 روز طول میکشد تا درخواست شما توسط اداره ثبت شرکتها بررسی شود. پس از تأیید نهایی، شماره ثبت شرکت در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد و شما بهصورت رسمی مالک یک شرکت سهامی خاص خواهید بود.