توکن پلمپ دفاتر epass3003: راهنمای کامل و سریع با امضای الکترونیکی
انجام هر گونه تغییرات ثبتی در شرکتها از قبیل ثبت پلمپ دفاتر تجاری و صورتجلسه تغییرات به صورت برخط و از طریق سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری انجام میشود. به این ترتیب نیازی به حضور صاحبان امضاء در محل اداره ثبت شرکتها نبوده و کلیه فرآیندهای فوق به صورت غیرحضوری صورت میگیرد.
توکن امضای دیجیتال epass3003 بهترین گزینه برای استفاده در سامانه اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری بوده و میتوانید با اتصال این توکن به رایانه خود، کلیه فرآیندهای پلمپ دفاتر ثبت شرکتها و صورتجلسه تغییرات را به سرعت و با اطمینان کامل انجام دهید. توکن پلمپ دفاتر دارای گواهی امنیت از مرکز دولتی صدور گواهی الکترونیکی ریشه بوده و کلیه مشخصات فنی و نرمافزاری آن مطابق تستها و تأییدیههای این سازمان است.
در شکل زیر جزئیات نحوه پلمپ دفاتر با توکن در سامانه پلمپ دفاتر قانونی نشان داده شده است.
نکته مهم: از سال 1404، پلمپ دفاتر با توکن به صورت الکترونیک انجام میشود و دفتر به صورت فیزیکی وجود ندارد.
متقاضیان میتوانند با تهیه توکن امضای دیجیتال epass3003 یا در اصطلاح توکن پلمپ دفاتر و استفاده از گواهی امضای الکترونیک خود، تأییدیههای نهایی را در این سامانه انجام دهند.
در این مقاله، نحوه پلمپ دفاتر الکترونیکی توسط توکن epass3003، مراحل ثبت پلمپ دفاتر با توکن (پلمپ الکترونیکی) و همچنین تمامی مراحل، نکات کلیدی و مزایای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی را به صورت جامع و تخصصی بررسی میکنیم. علاوه بر توضیح فرآیند گامبهگام، به نقاط قوت پلمپ دفاتر و تغییرات نوین الکترونیکی در این حوزه نیز خواهیم پرداخت. اگر در مسیر توسعه کسبوکار یا مدیریت حرفهای فعالیتهای مالی خود هستید، آگاهی از نحوه پلمپ دفاتر و اهمیت آن گامی ضروری برای موفقیت شما است.
فاطمه احمدی، شرکت رهسا
4 دقیقه مطالعه | 21 شهریور 1403
فهرست مطالب
پلمپ دفاتر تجاری چیست؟
کلیه شرکتها جهت ارائه عملکرد مالی خود موظف به تکمیل و ارائه اظهارنامه پلمپ دفاتر با توکن هستند. شرکتهایی که در طول سال فعال بودهاند باید تمامی صورتحسابهای مالی خود را آماده کرده و به اداره ثبت شرکتها ارائه کنند. نامگذاری دفاتر پلمپ به دلیل بایگانی شدن پروندههای مربوطه در سامانه ثبت شرکتها است. بعنوان مثال برای در خواست پلمپ دفاتر 1402 باید تا پایان اسفند سال 1401 و با پرداخت هزینه مربوطه اقدام نمایید؛ مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید داشته باشید که در این صورت میتوانید برای دفاتر جدید درخواست دهید.
مراحل پلمپ دفاتر با توکن سال 1404
متقاضیان پلمپ دفاتر 1404 لازم است تا پایان اسفند سال 1404 با مراجعه به سایت پلمپ دفاتر تجاری، درخواست پلمپ دفاتر را با پُر کردن فرمهای نمونه اظهارنامه پلمپ دفاتر بصورت آنلاین در سامانه پلمپ دفاتر انجام دهند.
ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر با توکن یکی از پُربازدیدترین بخشهای مربوط به منوی ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری در سامانه ثبت من است. با استفاده از این سامانه، فرآیندهای اداری در این خصوص سادهتر شده و در کمترین زمان و بدون نیاز به حضور فیزیکی کاربران طی میشود. برای این منظور، ابتدا وارد صفحه اصلی درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (سامانه پلمپ دفاتر) شده و بر روی گزینه مربوطه کلیک نمایید.
سپس بر روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک کلیک کنید.
لازم به ذکر است فرمهایی که باید تکمیل شوند در چند صفحه پشت سر هم قرار دارد و پس از پُر شدن هر صفحه باید دکمه “گام بعدی” را بزنید تا به طور خودکار به صفحه بعد هدایت شوید.
بعنوان مثال، صفحه اول فرم (پذیرش اظهارنامه) به تکمیل اطلاعات متقاضی پلمپ اختصاص دارد. در این صفحه، نقش شخص متقاضی (شخصیت حقیقی یا حقوقی) را انتخاب کنید. سپس دکمه “گام بعدی” را بزنید.
لازم است موارد زیر را در ادامه تکمیل نمایید:
- تعیین سال مالی با توجه به اساسنامه شرکت
- تکمیل اطلاعات شخص حقوقی
- پذیرش موقت اظهارنامه
- ثبت اطلاعات تکمیلکننده اظهارنامه (یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت)
- تکمیل فرم معرفی اعضای هیئت مدیره و سِمت هر یک
- تعیین نوع دفتر پلمپ مورد نظر
- ثبت نهایی درخواست به صورت آنلاین
- پرداخت هزینه پلمپ دفتر پس از تایید آنلاین توسط اداره ثبت شرکها
- دریافت کد رهگیری، برای پیگیری ثبت پلمپ دفاتر قانونی
- صدور دفاتر پلمپ به صورت الکترونیکی (از سال 1404 دفاتر به صورت فیزیکی ارسال نمیشوند)
پس از ثبت نهایی، لازم است نسبت به ارسال مدارک و تکمیل فرآیند امضای سند به صورت الکترونیکی با توکن پلمپ دفاتر اقدام کنید.مطابق شکل زیر با درج نام کاربری (کد ملی) و رمزیکبار مصرف وارد سامانه ثبت من شوید.
در کارتابل خود یک دایره قرمز رنگ بر روی زنگوله هشدار پیام جدید مشاهده خواهید کرد. با کلیک بر روی زنگوله لیست پیامها باز میشود. بعنوان مثال و مانند شکل زیر، پیام “1 سند در انتظار امضاء دارید” را مشاهده خواهید کرد.
استفاده از امضای الکترونیکی در ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی چگونه است؟
توکن امضای دیجیتال epass3003 (توکن پلمپ دفاتر) را به پورت USB رایانه وصل کنید. در بخش فهرست اسناد، ستون مدارک، دکمه آبی رنگ “در انتظار امضاء” را کلیک نمایید.
صفحه زیر باز میشود. ممکن است پنجره تغییر رمز توکن را مشاهده کنید. از این مرحله گذر کرده، بر روی دکمه NO بزنید و گزینه “امضای سند” را کلیک کنید.
برای امضای سند حتماً باید گواهی امضای معتبر و به نام صاحب امضاء بر روی توکن شما وجود داشته باشد. همچنین لازم است نرمافزار دستینه بر روی رایانه شما نصب شده باشد. مطابق شکل زیر، گواهی توکن خود را تأیید کنید. در صورتی که توکن شما حاوی چند گواهی است، گزینه more choices را بزنید و گواهی مورد نظر خود را از بین گواهیهای داخل توکن انتخاب کرده و دکمه OK را بزنید.
در این قسمت ممکن است پنجره برنامه ناپدید شده و به نوار وظیفه پایین ویندوز (Task bar) منتقل شود. مطابق شکل زیر بر روی آن کلیک کنید تا پنجره ورود رمز توکن باز شود.
رمز توکن خود را در پنجره زیر وارد کنید. رمز توکن epass3003 به صورت پیشفرض 1234 است. در صورتی که آن را تغییر دادهاید، رمز خود را وارد کرده و دکمه Enter را بزنید.
بدین ترتیب همه مراحل امضای الکترونیک تیک سبز میخورد. بر روی دکمه “تأیید امضاء” کلیک کنید.
سپس پیام موفقیتآمیز بودن امضاء سند را دریافت خواهید کرد.
پس از موفقیتآمیز بودن امضای الکترونیک پلمپ دفاتر با توکن، اظهارنامه شما در سامانه ثبت شده و با شماره پیگیری پلمپ دفاتر تجاری ارائه شده میتوانید نسبت به پیگیری درخواست پلمپ دفاتر تجاری اقدام کنید. با داشتن کد پیگیری پلمپ دفاتر همواره میتوانید با مراجعه مجدد به بخش پلمپ دفاتر سامانه و وارد کردن این کد، ضمن استعلام پلمپ دفاتر تجاری، فرآیند پذیرش را نهایی کنید. در صورت تأیید اطلاعات مندرج در اظهارنامه، به شما مجوز پرداخت هزینه پلمپ دفاتر تجاری و متعاقباً پیگیری پرداخت هزینه پلمپ دفاتر تجاری داده میشود.
اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی
برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی با توکن امضای الکترونیکی، مراحل زیر باید به ترتیب انجام شود:
1. ورود به سامانه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری
برای شروع، وارد سایت ثبت شرکت ها شوید. از منوی بالا گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیکی” را انتخاب کنید.
2. انتخاب نوع شخص متقاضی
در صفحه بازشده، نوع شخص متقاضی را “حقیقی” انتخاب کنید. سپس اطلاعات زیر را وارد کنید:
- شماره ملی متقاضی: شماره ملی خود را وارد کنید.
- شماره رهگیری پرونده مالیاتی: این شماره از سامانه مالیاتی (مای تکس) دریافت میشود.
- اطلاعات ابتدایی شخص متقاضی: شامل نام، آدرس محل کسبوکار، کد پستی و نام تجارتخانه یا کسبوکار.
نکته: نام تجارتخانه میتواند همان نام مغازه یا عنوان کسبوکار شما باشد.
3. وارد کردن تاریخهای مالیاتی
در این مرحله باید اطلاعات دقیق سال مالی جاری را وارد کنید. موارد زیر را تکمیل کنید:
- نوع تقویم: شمسی یا میلادی.
- سال مالی: برای مثال، اگر برای سال 1404 درخواست پلمپ دارید، باید این سال را انتخاب کنید.
- شروع سال مالی: بعنوان مثال از ابتدای فروردین انتخاب کنید.
با وارد کردن این اطلاعات و تأیید کپچا (کد امنیتی)، وارد مرحله بعد خواهید شد.
4. تأیید اطلاعات و پذیرش نهایی
پس از ورود اطلاعات، سامانه اطلاعات ثبتشده را به شما نمایش میدهد. موارد ثبتشده را بررسی و در صورت صحیح بودن، گزینه “تأیید اظهارنامه” را بزنید.
نکته: در صورت وجود اشتباه، اطلاعات را قبل از تأیید اصلاح کنید.
5. پرداخت هزینه پلمپ دفاتر آنلاین
پس از تأیید نهایی، باید هزینه پلمپ دفاتر را پرداخت کنید. این مبلغ طبق آخرین اطلاعات، حدود 50,300 تومان است. پرداخت به صورت آنلاین انجام میشود.
پس از پرداخت، کد رهگیری دریافت کرده و آن را ذخیره کنید. با این شماره پیگیری، امکان پیگیری درخواستهای سامانه وجود دارد. برای این کار، پس از ورود به سامانه ثبت شرکتها و موسسات، بر روی گزینه پیگیری درخواست بزنید و شماره پیگیری خود را وارد نمایید.
6. پیگیری درخواست و امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر با توکن
در این مرحله، وارد بخش “پیگیری درخواست” در سامانه شوید. اطلاعات ثبتشده و کد رهگیری را وارد کنید. سامانه، وضعیت درخواست شما را نمایش میدهد.
در این صفحه، وضعیت درخواست پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی را مشاهده خواهید کرد. مطابق شکل زیر میتوان دریافت که هزینه پلمپ دفاتر پرداخت شده ولی هنوز امضا الکترونیک صورت نگرفته است).
برای ثبت امضای الکترونیک بر روی لینک “اینجا” کلیک کنید تا به سامانه ثبت من هدایت شوید. در این سامانه میتوانید به راحتی و با استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 اسناد درخواست پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی را امضا الکترونیک کنید.
در صورتی که برای امضا الکترونیک اسناد پلمپ دفاتر اشخاص حقیق با مشکل مواجه هستید، به شما توصیه میکنیم مقاله ثبت شرکتها و موسسات، نکات 1404 سامانه irsherkat.ssaa.ir را مطالعه کنید. در این مقاله به صورت مرحله به مرحله و جامع نحوه استفاده از توکن امضای دیجیتال برای امضای اسناد سامانه ثبت من توضیح داده شده است.
7. پایان عملیات پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی
پس از امضای سند، وضعیت درخواست شما در سامانه به “پایان عملیات پلمپ” تغییر میکند. این حالت به شما نشان میدهد که دفاتر قانونی شما به طور کامل پلمپ شده و نیازی به اقدامات بیشتر نیست.
نکات مهم در پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی
- استفاده از امضای الکترونیکی: توکن امضای دیجیتال جایگزین مراحل دستی شده و به سرعت و دقت فرآیند کمک میکند.
- عدم تعویق درخواست: بهتر است پلمپ دفاتر را در پایان هر سال مالی یا ابتدای سال مالی انجام دهید.
- حفظ کد رهگیری: کد رهگیری تنها سند اعتبار درخواست شماست، پس حتماً آن را ذخیره کنید.
- دقت در وارد کردن اطلاعات: اشتباه در اطلاعات منجر به تأخیر در پلمپ خواهد شد.
دفاتر پلمپ الکترونیکی (حذف دفاتر فیزیکی) چیست؟
امروزه دفاتر قانونی دیگر بهصورت کاغذی پلمپ نمیشوند. فرآیند بهصورت کاملاً الکترونیکی انجام میشود و نیازی به ارسال مدارک به اداره پست یا چاپ دفاتر نیست.
بر اساس بند ج ماده ۴ قانون برنامه هفتم، از مهرماه ۱۴۰۳ دفاتر پلمپ فیزیکی حذف و فرآیند توکن پلمپ دفاتر قانونی به شکل الکترونیکی انجام میشود. این تغییر با هدف کاهش هزینههای اقتصادی، حفظ محیط زیست، تسریع فرآیندها، و رفع چالشهای موجود در ثبت اطلاعات مالی شکل گرفته است. تمامی اطلاعات مالی مورد نیاز اشخاص حقیقی و حقوقی در سامانه جامع ثبت شرکتها ثبت شده و از دفاتر پلمپ بهعنوان مرجع قانونی استفاده میشود.
نکات کلیدی درباره دفاتر الکترونیکی
- اشخاص حقیقی و حقوقی گروه اول مالیاتی ملزم هستند دفاتر قانونی خود را به صورت الکترونیکی پلمپ کنند.
- در صورت عدم ثبت به موقع دفاتر یا درج اشتباه در اطلاعات اظهارنامه پلمپ، فرد مشمول جریمه مالیاتی و لغو معافیتهای مالیاتی خواهد شد.
- مراحل درخواست دفاتر الکترونیکی شامل تکمیل اظهارنامه در سامانه جامع ثبت شرکتها، بارگذاری مدارک، پرداخت هزینه، و امضای الکترونیکی میباشد.
- صدور دفاتر پلمپ الکترونیکی به عنوان اولین گام در اجرای قانون برنامه هفتم توسعه محسوب میشود.
جمع بندی
در این مقاله نحوه استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 جهت پلمپ دفاتر تجاری و خلاصه مراحل انجام آن توضیح داده شد. با استفاده از این توکن، مودی احراز هویت شده و قادر است فرآیندهای اداری، تأیید، ثبت اسناد و اظهارنامههای توکن پلمپ دفاتر تجاری را در بستری امن و به صورت رمزنگاری شده انجام دهد.
بعنوان مثال پلمپ دفاتر 1400، مربوط به فعالیتهای اقتصادی شرکت در سال 1400 است و پلمپ دفاتر 1401 بر اساس فعالیتهای آن شرکت در سال 1401 تکمیل میشود. بدین ترتیب لازم است پیش از شروع سال مالی جدید؛ اقدام به دریافت دفاتر نمایید.
شرکت رهآورد سامانههای امن توکن epass3003 را به کاربران عرضه میکند. توکن مذکور با سامانه ثبت من و درگاه ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری سازگاری کامل داشته و از پُرفروشترین سختافزارهای امضای دیجیتال به حساب میآید.
لازم به ذکر است که از سال 1404، دفاتر پلمپ به صورت الکترونیکی بوده و دفاتر فیزیکی حذف شدهاند.
پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی، فراتر از یک تکلیف قانونی، دروازهای به سوی شفافیت مالی و انطباق با الزامات مالیاتی است. در دنیای پویای کسبوکار امروز، پلمپ دفاتر، به عنوان سنگ بنای یک سیستم حسابداری منظم و قابل اعتماد، نقش حیاتی ایفا میکند. این فرآیند، که اکنون به لطف فناوری به صورت الکترونیکی تسهیل شده است، دیگر یک مانع زمانبر و پیچیده نیست، بلکه فرصتی است برای:
- تضمین اعتبار و شفافیت: پلمپ دفاتر، صحت و سقم اطلاعات مالی شما را به ذینفعان داخلی و خارجی، از جمله سازمان امور مالیاتی، اثبات میکند. این امر، اعتماد سرمایهگذاران، اعتبار کسبوکار شما نزد مشتریان و تامینکنندگان، و سهولت دسترسی به تسهیلات مالی را به همراه خواهد داشت.
- پیشگیری از جرایم مالیاتی: با پلمپ به موقع دفاتر و ثبت دقیق و قانونی اطلاعات مالی، از بروز اشتباهات ناخواسته و جرایم مالیاتی سنگین جلوگیری خواهید کرد.
- بهینهسازی فرآیندهای مالی: پلمپ دفاتر، شما را ملزم به ایجاد یک سیستم حسابداری منظم و مدون میکند. این امر، به نوبه خود، به بهینهسازی فرآیندهای مالی، کاهش هزینهها، و افزایش بهرهوری کسبوکار شما کمک خواهد کرد.
- تصمیمگیری آگاهانه: با دسترسی به اطلاعات مالی دقیق و شفاف، میتوانید تصمیمات آگاهانهتری در مورد سرمایهگذاری، توسعه، و مدیریت منابع کسبوکار خود اتخاذ کنید.
- ارتقای وجهه حرفهای: رعایت قوانین و مقررات مالیاتی، نشاندهنده تعهد شما به اخلاق حرفهای و مسئولیتپذیری اجتماعی است. این امر، به ارتقای وجهه کسبوکار شما در جامعه و جذب مشتریان و شرکای تجاری بیشتر کمک خواهد کرد.
با استفاده از این راهنمای جامع و با بهرهگیری از امکانات الکترونیکی موجود، میتوانید فرآیند پلمپ دفاتر با توکن امضای الکترونیکی را به سادگی و با اطمینان کامل انجام دهید و از مزایای بیشمار آن بهرهمند شوید. به یاد داشته باشید که پلمپ دفاتر، نه تنها یک الزام قانونی، بلکه یک سرمایهگذاری هوشمندانه در آینده مالی کسبوکار شما است.
سوالات متداول و پاسخهای آنها
چه زمانی باید اقدام به ثبت پلمپ دفاتر کرد؟
تمامی مشمولین باید تا پایان اسفند (آخرین روز سال مالی) برای پلمپ دفاتر قانونی سال آینده اقدام کنند. برای شرکتهای تازهتأسیس، مهلت ثبت دفاتر تا ۳۰ روز پس از ثبت شرکت است.
چگونه میتوان دفاتر قانونی سال ۱۴۰۴ را پلمپ کرد؟
از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها به آدرس [irsherkat.ssaa.ir] و تکمیل اظهارنامه پلمپ.
اگر اظهارنامه پلمپ به موقع ارسال نشود چه میشود؟
اگر اظهارنامه ظرف ۳ روز از زمان ثبت تکمیل، امضا، و ارسال نشود، درخواست منقضی میشود و متقاضی باید فرآیند را از ابتدا آغاز کند.
آیا دفاتر الکترونیکی همان دفاتر قانونی است؟
بله، دفاتر الکترونیکی جایگزین دفاتر فیزیکی شده و از نظر قانونی اعتبار کامل دارند.
مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی چقدر است؟
طبق قانون تجارت، این دفاتر باید حداقل به مدت ۱۰ سال نگهداری شوند.
8 نظر در “توکن پلمپ دفاتر رهسا | بدون امضای الکترونیک، ثبت شرکت شما قفل میشود!”
سلام وقت بخیر ببخشید من رمز عبور توکن رو در مرحله آخر میزنم ولی یه پنجره نشون میده میزنه هشدار 31، مشکل چیه؟
با سلام و احترام،
در صورتی که این خطا را در هنگام کار با نرم افزار حسابداری هلو دریافت کردهاید، چنانچه از نصب صحیح توکن، معتبر بودن تاریخ گواهی و خاموش بودن آنتی ویروس و فایروال ویندوز اطمینان دارید، مراحل زیر را انجام دهید:
برنامه توکن epass3003 را از رایانه خود uninstall کرده و درایور به روز شده آن را نصب کنید. در صورتی که مشکل برطرف نشد، جهت بررسی تنظیمات نصب برنامه با پشتیبانی شرکت هلو تماس بگیرید.
با تشکر
سلام من ثبت کردم توی پیگیری میزنه پايان عمليات پلمب کار دیگه ای باید انجام بدم؟
یه 50300 هم پرداخت کردم
با سلام و احترام،
با توجه به مواردی که ذکر کردید، مراحل پلمپ را به درستی انجام دادهاید. دفاتر به آدرسی که ثبت کردید، ارسال خواهد شد.
سلام خسته نباشید فراوان دفاتر فیزیکی حذف شده دیگه چیزی ارسال نمیشه فایل اکسل و سامانه مودیان . علی برکت الله
با سلام و احترام،
ضمن تشکر از اعلام نظر شما، دقیقا همینطور است و دفاتر فیزیکی حذف شده است. این مورد در آپدیت مقاله پلمپ دفاتر تجاری 1404 ذکر شده است.
سلام خسته نباشید دفاتر امسال ینی 1403 فیزیکی هستش یا خیر
با سلام و احترام،
دفاتر سال 1404 به صورت غیر فیزیکی است