آموزش جامع پلمپ دفاتر تجاری
فاطمه احمدی، شرکت رهسا
4 دقیقه مطالعه | 21 شهریور 1403
فهرست مطالب
انجام هر گونه تغییرات ثبتی در شرکتها از قبیل ثبت پلمپ دفاتر تجاری و صورتجلسه تغییرات به صورت برخط و از طریق سامانه ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری انجام می‌شود. به این ترتیب نیازی به حضور صاحبان امضاء در محل اداره ثبت شرکتها نبوده و کلیه فرآیندهای فوق به صورت غیرحضوری صورت می‌گیرد.
توکن امضای دیجیتال epass3003 بهترین گزینه برای استفاده در سامانه اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری بوده و می‌توانید با اتصال این توکن به رایانه خود، کلیه فرآیندهای پلمپ دفاتر ثبت شرکتها و صورتجلسه تغییرات را به سرعت و با اطمینان کامل انجام دهید. این توکن دارای گواهی امنیت از مرکز دولتی صدور گواهی الکترونیکی ریشه بوده و کلیه مشخصات فنی و نرم‌افزاری آن مطابق تست‌ها و تأییدیه‌های این سازمان است.
متقاضیان می‌توانند با تهیه توکن امضای دیجیتال epass3003 یا در اصطلاح توکن ثبت من و استفاده از گواهی امضای الکترونیک خود، تأییدیه‌های نهایی را در این سامانه انجام دهند.
در این مقاله نحوه استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 برای پلمپ دفاتر تجاری (پلمپ الکترونیکی) در سامانه ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری را برایتان توضیح می‌دهیم.
پلمپ دفاتر تجاری چیست؟
کلیه شرکتها جهت ارائه عملکرد مالی خود موظف به تکمیل و ارائه اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری هستند. شرکت‌هایی که در طول سال فعال بوده‌اند باید تمامی صورتحساب‌های مالی خود را آماده کرده و به اداره ثبت شرکتها ارائه کنند. نام‌گذاری دفاتر پلمپ به دلیل بایگانی شدن پرونده‌های مربوطه در سامانه ثبت شرکتها است. بعنوان مثال برای در خواست پلمپ دفاتر 1402 باید تا پایان اسفند سال 1401 و با پرداخت هزینه مربوطه اقدام نمایید؛ مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید داشته باشید که در این صورت می‌توانید برای دفاتر جدید درخواست دهید.
مراحل پلمپ دفاتر تجاری سال 1403
متقاضیان پلمپ دفاتر 1403 لازم است تا پایان اسفند سال 1403 با مراجعه به سایت پلمپ دفاتر تجاری، درخواست پلمپ دفاتر را با پُر کردن فرم‌های نمونه اظهارنامه پلمپ دفاتر بصورت آنلاین در سامانه پلمپ دفاتر انجام دهند.
ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری یکی از پُربازدیدترین بخش‌های مربوط به منوی ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری در سامانه ثبت من است. با استفاده از این سامانه، فرآیندهای اداری در این خصوص ساده‌تر شده و در کمتر‌ین زمان و بدون نیاز به حضور فیزیکی کاربران طی می‌شود. برای این منظور، ابتدا وارد صفحه اصلی درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (سامانه ثبت من) شده و (مطابق تصویر زیر) بر روی گزینه مربوطه کلیک نمایید.
سپس بر روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک کلیک کنید.
لازم به ذکر است فرم‌هایی که باید تکمیل شوند در چند صفحه پشت سر هم قرار دارد و پس از پُر شدن هر صفحه باید دکمه “گام بعدی” را بزنید تا به طور خودکار به صفحه بعد هدایت شوید.
بعنوان مثال، صفحه اول فرم (پذیرش اظهارنامه) به تکمیل اطلاعات متقاضی پلمپ اختصاص دارد. در این صفحه، نقش شخص متقاضی (شخصیت حقیقی یا حقوقی) را انتخاب کنید. سپس دکمه “گام بعدی” را بزنید.
لازم است موارد زیر را در ادامه تکمیل نمایید:
- تعیین سال مالی با توجه به اساسنامه شرکت
- تکمیل اطلاعات شخص حقوقی
- پذیرش موقت اظهارنامه
- ثبت اطلاعات تکمیل‌کننده اظهارنامه (یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت)
- تکمیل فرم معرفی اعضای هیئت مدیره و سِمت هر یک
- تعیین نوع دفتر مورد نظر، تعداد جلدهای دفتر مالیاتی و تعداد صفحات آن
- ثبت نهایی درخواست
- ارسال مدارک لازم جهت پلمپ دفاتر تجاری و تکمیل فرآیند تهیه دفاتر تجاری به اداره ثبت شرکتها
پس از ثبت نهایی، لازم است نسبت به ارسال مدارک و تکمیل فرآیند امضای سند به صورت الکترونیکی اقدام کنید.مطابق شکل زیر با درج نام کاربری (کد ملی) و رمزیکبار مصرف وارد سامانه ثبت من شوید.
در کارتابل خود یک دایره قرمز رنگ بر روی زنگوله هشدار پیام جدید مشاهده خواهید کرد. با کلیک بر روی زنگوله لیست پیام‌ها باز می‌شود. بعنوان مثال و مانند شکل زیر، پیام “1 سند در انتظار امضاء دارید” را مشاهده خواهید کرد.
استفاده از امضای دیجیتال در ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری چگونه است؟
توکن امضای دیجیتال epass3003 را به پورت USB رایانه وصل کنید. در بخش فهرست اسناد، ستون مدارک، دکمه آبی رنگ “در انتظار امضاء” را کلیک نمایید.
صفحه زیر باز می‌شود. ممکن است پنجره تغییر رمز توکن را مشاهده کنید. از این مرحله گذر کرده، بر روی دکمه NO بزنید و گزینه “امضای سند” را کلیک کنید.
برای امضای سند حتماً باید گواهی امضای معتبر و به نام صاحب امضاء بر روی توکن شما وجود داشته باشد. همچنین لازم است نرم‌افزار دستینه بر روی رایانه شما نصب شده باشد. مطابق شکل زیر، گواهی توکن خود را تأیید کنید. در صورتی که توکن شما حاوی چند گواهی است، گزینه more choices را بزنید و گواهی مورد نظر خود را از بین گواهی‌های داخل توکن انتخاب کرده و دکمه OK را بزنید.
در این قسمت ممکن است پنجره برنامه ناپدید شده و به نوار وظیفه پایین ویندوز (Task bar) منتقل شود. مطابق شکل زیر بر روی آن کلیک کنید تا پنجره ورود رمز توکن باز شود.
رمز توکن خود را در پنجره زیر وارد کنید. رمز توکن epass3003 به صورت پیش‌فرض 1234 است. در صورتی که آن را تغییر داده‌اید، رمز خود را وارد کرده و دکمه Enter را بزنید.
بدین ترتیب همه مراحل امضای الکترونیک تیک سبز می‌خورد. بر روی دکمه “تأیید امضاء” کلیک کنید.
سپس پیام موفقیت‌آمیز بودن امضاء سند را دریافت خواهید کرد.
پس از موفقیت‌آمیز بودن امضای الکترونیک پلمپ دفاتر تجاری، اظهارنامه شما در سامانه ثبت شده و با شماره پی‌گیری پلمپ دفاتر تجاری ارائه شده می‌توانید نسبت به پی‌گیری درخواست پلمپ دفاتر تجاری اقدام کنید. با داشتن کد پی‌گیری پلمپ دفاتر همواره می‌توانید با مراجعه مجدد به بخش پلمپ دفاتر سامانه و وارد کردن این کد، ضمن استعلام پلمپ دفاتر تجاری، فرآیند پذیرش را نهایی کنید. در صورت تأیید اطلاعات مندرج در اظهارنامه، به شما مجوز پرداخت هزینه پلمپ دفاتر تجاری و متعاقباً پی‌گیری پرداخت هزینه پلمپ دفاتر تجاری داده می‌شود.
جمع بندی
در این مقاله نحوه استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 جهت آموزش پلمپ دفاتر تجاری و خلاصه مراحل انجام آن توضیح داده شد. با استفاده از این توکن، مودی احراز هویت شده و قادر است فرآیندهای اداری، تأیید، ثبت اسناد و اظهارنامه‌های پلمپ دفاتر تجاری را در بستری امن و به صورت رمزنگاری شده انجام دهد.
بعنوان مثال پلمپ دفاتر 1400، مربوط به فعالیت‌های اقتصادی شرکت در سال 1400 است و پلمپ دفاتر 1401 بر اساس فعالیت‌های آن شرکت در سال 1401 تکمیل می‌شود. بدین ترتیب لازم است پیش از شروع سال مالی جدید؛ اقدام به دریافت دفاتر نمایید.
شرکت ره‌آورد سامانه‌های امن توکن epass3003 را به کاربران عرضه می‌کند. توکن مذکور با سامانه ثبت من و درگاه ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری سازگاری کامل داشته و از پُرفروش‌ترین سخت‌افزارهای امضای دیجیتال به حساب می‌آید.